Questo documento è rivolto a tutti i potenziali segnalanti (“whistleblowers”) e serve per informarLa su come e perché la società Globalcar Service S.r.l. (“Titolare”) raccoglie e utilizza i Suoi dati personali in relazione alle segnalazioni di comportamenti illeciti o irregolarità di cui Lei è venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo che ledono l’interesse pubblico o l’integrità delle società del Gruppo A4 Holding ex decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (“D. Lgs. 24/23”) o altri comportamenti illeciti o contrari al Codice Etico del Gruppo A4 Holding (“Segnalazioni” o “Segnalazione”). Il Titolare tratterà le Segnalazioni ricevute tramite la piattaforma EQS Integrity Line (“Piattaforma”) che ha messo a disposizione nella Intranet del Gruppo A4 Holding, di cui il Titolare fa parte, nonché sul proprio sito web ai sensi dell’art. 4 del D. Lgs. 24/23. La predetta Piattaforma informatica è basata su un software in cloud fornito dalla società EQS Group AG (“EQS”), la quale non ha accesso alle Segnalazioni.
Il Titolare del trattamento è la società Globalcar Service S.r.l. (anche “Società”) avente sede legale in Verona, Via Alberto Dominutti 5, contattabile all’indirizzo di posta elettronica info@globalcar.it. Il Responsabile della protezione dei dati (RPD) può essere contattato all’indirizzo di posta elettronica responsabileprotezionedati@a4holding.it.
Il ricevimento e la gestione delle Segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali “comuni” come il nome e cognome del Segnalante, nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle Segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali comuni e/o “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale e altri di cui all’art. 9 del Regolamento europeo sulla protezione dei dati 2016/679/UE – “GDPR”) e di dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 GDPR.
I dati personali vengono trattati da Globalcar Service S.r.l. allo scopo di ricevere e gestire le Segnalazioni. In particolare, la Società svolge le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive all’interno della Società ed intraprendere le più opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.
La base giuridica del trattamento risulta essere la necessità di adempiere ad un obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare con riferimento alle disposizioni contenute nel D. Lgs. 24/23 e/o la necessità di perseguire il legittimo interesse del Titolare alla prevenzione e repressione di eventuali illeciti o irregolarità commessi nel contesto lavorativo. Le finalità e le basi giuridiche del trattamento sono indicate nella tabella che segue.
|
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO |
BASE GIURIDICA |
|
Effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione ai fini dell’adozione di eventuali misure |
Adempimento di un obbligo di legge ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. c) del GDPR |
|
Favorire e diffondere una cultura dell’etica e della legalità |
Perseguimento di un legittimo interesse ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR |
Il trattamento dei dati personali è effettuato tramite un canale di segnalazione basato sul web certificato ISO 27001. Le Segnalazioni e le informazioni sulle violazioni sono criptate: né EQS né l’hosting provider hanno accesso alle chiavi di crittografia e ai dati archiviati nei data center localizzati in Germania. Inoltre, tutto il traffico tra server e client è protetto da certificati SSL.
Il canale digitale è una soluzione in cloud personalizzabile che guida passo passo il whistleblower nell’invio della Segnalazione.
I dati personali saranno trattati da persone autorizzate e specificamente formate per la gestione del canale, fermo restando che quelli manifestamente inutili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
Sui server del fornitore esterno non sono memorizzati indirizzi IP né dati di localizzazione né specifiche del dispositivo utilizzato (smartphone, tablet o PC). Anche in caso di Segnalazione di tipo anonimo è possibile comunicare con il whistlerblower per ricevere ulteriori informazioni circa il fatto oggetto di segnalazione attraverso una casella postale elettronica sicura. La Società dichiara che il trattamento non comporta processi decisionali automatizzati.
Per dare seguito alla Segnalazione ricevuta, i dati personali da Lei forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all’interno della Società, sia stata affidata la gestione del canale di segnalazione (“Gestori della segnalazione”) e siano stati autorizzati a svolgere le necessarie indagini sul fatto oggetto di segnalazione al fine di appurarne la fondatezza.
I Suoi dati potranno essere comunicati a consulenti incaricati dalla Società e/o alle Autorità competenti. Anche le società del Gruppo A4 Holding a cui il Titolare appartiene potranno ricevere i Suoi dati qualora gli illeciti o le irregolarità siano riferiti ai contesti lavorativi di tali società. Nel caso in cui la Segnalazione risultasse fondata, i Suoi dati potranno, inoltre, essere comunicati al Comitato Corporativo di Etica e Prevenzione Penale di Abertis Infraestructuras SA, e/o ad altre Società azioniste del Gruppo A4 Holding. Alle condizioni previste dall’art. 6 del D. Lgs. 24/23, le informazioni che La riguardano potranno essere trasmesse all’Autorità nazionale anticorruzione.
I dati personali archiviati sulla Piattaforma non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
I dati personali inerenti alla Segnalazione saranno conservati per dodici mesi dalla data di svolgimento dell’attività di verifica ed analisi della Segnalazione poi risultata non fondata o non rilevante, ovvero per non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione risultata parzialmente o totalmente fondata.
Qualora, nel frattempo, siano stati instaurati procedimenti disciplinari e/o giudiziari, i dati non potranno essere cancellati o anonimizzati per tutta la loro durata e fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
In qualità di interessato e nei limiti di cui alla normativa applicabile, Lei potrà esercitare i diritti che Le sono riconosciuti dall’articolo 15 e seguenti del GDPR contattando il Titolare del trattamento e il Responsabile della protezione dei dati ai rispettivi indirizzi di posta elettronica. In particolare, Lei potrà esercitare il: (i) diritto di accesso ai dati personali e alle informazioni sul trattamento; (ii) diritto di rettifica dei dati inesatti; (iii) diritto di cancellazione nel caso in cui i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti o altrimenti trattati; (iv) diritto di limitazione per cui il trattamento è limitato solo alla conservazione; (v) diritto di opposizione nel caso il trattamento sia basato su interessi legittimi del Titolare. Peraltro, ai sensi dell’articolo 2-undecies del Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, i Suoi diritti non potranno essere esercitati qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del whistlerblower.
Lei, qualora ritenga che il trattamento che La riguarda violi il GDPR, ha il diritto di proporre reclamo al Garante o di ricorrere all’Autorità giudiziaria ordinaria.